het bijhouden van uw werkelijke tijd die u besteedt aan activiteiten ...
Het Engelse werkwoord "to emphasize" heeft de betekenis "benadrukken van iets", "opvallen", "onderscheiden", "markeren", "accentueren" en ook "tot de kern van iets komen". (zie verdere spellingen en veelvoorkomende zinnen).
Wat is het dat de Time2Emphasize-app voor tijdregistratie accentueert, benadrukt en tot de kern doordringt? Het hoofddoel van deze webservice is om te focussen op de eenvoud van één functionaliteit: die van het bijhouden van tijd zelf. Door zich alleen op deze taak te concentreren, volgt de tool een aanpak die het verzamelen ervan extreem eenvoudig maakt. In vergelijking met deze aanpak zijn er veel andere tools voor tijdregistratie, die misschien een verbazingwekkende set functies bieden, maar meestal een minder bruikbare acquisitie. Naar aanleiding van dit idee zal de verdere ontwikkeling van Emphasize zich concentreren op het verbeteren van deze kerncapaciteit.
Een tijdje geleden deed ik mijn tijdregistratie enigszins anders. De projectleider benaderde me en vroeg wat ik vorige maand voor onze klant had gedaan. Om dat te doen, zette hij een aantal tijdrekeningen op waar we op konden boeken. Nou, toen stopte ik twee uur met ontwikkelen om een aantal redelijk ogende cijfers voor deze tijdrekeningen te verzinnen. Het duurde niet lang voordat ik erachter kwam dat er een discrepantie was tussen de bestaande tijdrekeningen en degene die ik had moeten boeken, in ieder geval voor de afgelopen maand en voor zover ik me kon herinneren. Maar doe geen moeite, dacht ik, onze klant wil blijkbaar alleen de tijdsrapportage in de beschikbare categorieën en dat is wat echt telt. Ik heb duidelijk geen idee of wat ik als activiteiten had geregistreerd ook maar enigszins accuraat was. Hoe zou ik dat ook doen, er waren maar een paar bronnen om aannames te doen over wat ik die maand had gedaan:
Alles anders, korte mededelingen met start- en stoptijden, intelligente Excel-sheets die dingen automatisch zouden moeten doen of een ander tijdrapportagesysteem XYZ dat alleen lange rijen invoervelden biedt, hebben mijn taak op de lange termijn niet echt consistent genoeg volgehouden: te vast in categorieën, te pijnlijk om tijden in te voeren, te veel klikken om ten minste een behoorlijke nauwkeurigheid te bereiken.
Ik noem dit soort benaderingen meestal onbewust faken tijdrapportage.
Tegenwoordig ben ik eerlijker. Ik weet wanneer ik fake! Ik heb de Time2Emphasize App openstaan voor tijdsrapportage en verplaats mijn pion zodra ik een nieuwe activiteit start of een gepauzeerde hervat. Hiervoor heb ik nodig: één enkele klik! Dat kan geen kwaad, het ziet er handig uit als het cijfer in de lucht zweeft. Als ik een keer vergeten ben mijn cijfer in te stellen, draai ik de tijd gewoon terug en corrigeer ik het. Ik ben geen kieskeurige stopwatchliefhebber. Ik vergeet vaak de huidige tijd als ik werk, net als ik mijn bureau verlaat, wil ik weten of ik iets heb overgeslagen of niet. Dit wordt verkregen via het "dagelijkse rapport". Mijn systeem van velden waar ik mijn boekingen op doe, verandert heel vaak, gewoon om aan elke huidige behoefte te voldoen. En dan, als ik de andere tijdsrapportagetool van een klant moet invullen, schakel ik daar naartoe met een klik op de activiteit (nu werk ik met JIRA) en kopieer en plak ik de duur. Of ik pas de duur expres aan, maar ik weet tenminste waar ik aan toe ben!
Vanuit een projectleidersperspectief ben ik nu beter in staat om te verantwoorden wat ik echt heb gedaan zonder er al te veel moeite voor te doen. Vanuit het oogpunt van de klant zijn de cijfers die optellen nu daadwerkelijk de moeite waard. Ik denk dat dit precies het punt is waarop de plicht om te rapporteren en een vrijwillige controle die je zelf uitvoert elkaar naderen en aanvullen.
De maand is voorbij en de klant zou een factuur moeten ontvangen voor het uitgevoerde werk. Als freelancer met een servicecontract is dit meestal vrij eenvoudig. Als je in een maand voor meerdere klanten hebt gewerkt, betekent dit gewoon dat je de andere items verwijdert die niet voor één klant kunnen worden gefactureerd. Kopersgegevens veranderen meestal niet, dus ze kunnen worden overgedragen van eerdere facturen. En als je eenmaal hebt ingesteld, kan je eigen factuurlay-out met je eigen logo en voettekst steeds opnieuw worden hergebruikt. Als de gegenereerde PDF ook overeenkomt met een geldige e-factuur in het ZUGFeRD-formaat (PDF met XML-bijlage), zullen de boekhouding en de belastingdienst ook blij zijn. Met Maak een factuur in Time2Emphasize kun je snel een factuur genereren en deze naar de klant sturen voor betaling - vanaf je smartphone, tablet of laptop.
Ondersteuning voor de vertaling van Time2Emphasize is zeer welkom: